UC-Software für Transport & Logistik

Problem | In der Spedition und Frachtlogistik drohen immer wieder Verzögerungen durch Staus, schwierige Wetterbedingungen oder Pannen. Die Kommunikation zwischen Disponenten und Fahrern ist in solchen Situationen oft ineffizient, was die Koordination und rechtzeitige Anpassung der Lieferpläne erschwert.

Lösung | XPhone Connect ermöglicht nahtlose mobile Kommunikation für Disponenten und Fahrer in Echtzeit. Telefonate können mobil über die Mobile App geführt werden. Alle Gespräche und Nachrichten werden automatisch in einer Anrufliste gespeichert. Die mobile Integration von XPhone Connect hat den Vorteil, dass alle unter ihrer Büro-Durchwahl erreichbar sind und unter dieser nach draußen telefonieren. So wird eine einheitliche Erreichbarkeit sicherstellt und gleichzeitig die Kommunikation zentralisiert. Dies reduziert die Reaktionszeit bei unvorhergesehenen Ereignissen und verbessert die Flexibilität und Effizienz der gesamten Lieferkette.

Mehr zur Mobile App und zur Anrufliste

Problem | In der Speditions- und Frachtlogistikbranche ist es entscheidend, Kundenanfragen zu Lieferzeiten, Frachtstatus und Kosten zeitnah zu beantworten. Verzögerungen oder Unklarheiten in der Kommunikation können zu Unzufriedenheit und potenziellen Geschäftsverlusten führen.

Lösung | XPhone kann nahezu alle Datenquellen eines Unternehmens anbinden und auf dieser Basis Anrufer zuverlässig identifizieren. Egal ob die Datensätze im CRM, ERP oder im Outlook abliegen. Zusätzlich können direkt im Client die wichtigsten Daten zum Anrufer angezeigt werden: z. B. Kundennummer, Auftragsstatus, Zahlungsziel etc. Möchte ein Mitarbeiter den Anruf an einen Kollegen weitergeben, sieht er in der Team-Übersicht direkt, ob dieser erreichbar, in einem Termin oder offline ist. Das Ende unnötiger Weiterleitungen.

Mehr zur Kontaktintegration und zur Team-Übersicht

Problem | Internationale Lieferungen erfordern eine präzise Abstimmung zwischen verschiedenen Akteuren wie Frachtführern, Zollagenten und lokalen Logistikpartnern. Unterschiedliche Zeitzonen, Sprachen und Kommunikationsmittel können die Koordination erschweren und zu Verzögerungen führen.

Lösung | XPhone Connect ermöglicht eine nahtlose Kommunikation über Zeitzonen und Sprachbarrieren hinweg. Die Software bietet Funktionen wie Voicemail, die Sprachunterstützung in mehreren Sprachen und die Integration von Microsoft Teams, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. Die Voicemail-Funktion passt sich automatisch an die Zeitzone und den Standort des Mitarbeiters an, sodass Anrufe immer professionell bearbeitet werden. Eine reibungslose Kommunikation völlig unabhängig vom Standort ermöglichen das Softphone sowie das Softphone in der App. Sie telefonieren im WLAN unter Ihrer Büronummer und sparen sich hohe Telefonkosten im Ausland.

Mehr zur Microsoft-Teams-Integration und zur Voicemail

Problem | Die Routenplanung in der Transport-Logistik ist oft komplex und muss regelmäßig angepasst werden, um Verzögerungen zu vermeiden und die Effizienz zu steigern. Ohne einheitliche Kommunikationswege kann die Weitergabe von Echtzeit-Daten an die Fahrer behindert werden, was zu suboptimalen Routen und erhöhten Betriebskosten führt.

Lösung | Mit XPhone Connect können Disponenten aktuelle Verkehrsdaten und Routenänderungen in Echtzeit an die Fahrer weitergeben, unabhängig davon, ob diese sich gerade im Büro oder unterwegs befinden. Die Software unterstützt verschiedene Kommunikationskanäle, einschließlich Telefonie und Business-Chat, sodass die Fahrer sofort über Änderungen informiert werden und ihre Routen entsprechend anpassen können. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Routenplanung, sondern reduziert auch den Kraftstoffverbrauch und minimiert Lieferzeiten.

Mehr zu Softphone und Business-Chat

Problem | Die Eröffnung neuer Standorte, Filialen oder Lager ist oftmals verbunden mit großen Anschaffungen in der IT-Infrastruktur. So ist der Anschluss der Telefone oder DECT-Telefone an die TK-Anlage des Hauptstandorts meist sehr umständlich. Gerade bei Fusionen oder Übernahmen anderer Firmen existiert bereits eine Infrastruktur, die man nach Möglichkeit weitestgehend bestehen lassen möchte. Hat ein neuer Standort obendrein nur wenige Mitarbeiter, lohnt sich der Aufwand großer Umstellungen unter Umständen nicht.

Lösung | Als herstellerunabhängige UC-Software können Sie XPhone problemlos in Ihre bestehende IT- oder TK-Infrastruktur einsetzen. Selbst wenn Sie an Ihren Standorten unterschiedliche Telefonanlagen von verschiedenen Herstellern einsetzen. Ist ein neuer Standort relativ klein, können Ihre Mitarbeiter sich auch via WLAN und VPN in die Infrastruktur des Hauptstandorts einloggen. Über Softphone telefonieren sie wie gewohnt unter ihrer Büro-Durchwahl. Wenn am neuen Standort z. B. kein WLAN-Anschluss eingerichtet werden soll, können die Mitarbeiter dennoch unter ihrer Geschäftsnummer telefonieren: Mit Softphone Mobile stehen die kompletten Kontaktdaten DSGVO-konform in der XPhone App zur Verfügung.

Mehr zur Anschaltung an bestehende Telefonanlagen

Problem | Die Koordination von Personal im öffentlichen Verkehr erfordert eine flexible Schichtplanung und schnelle Reaktionszeiten auf unvorhergesehene Ereignisse wie Krankmeldungen oder Personal-Engpässe. Ohne eine effektive Kommunikationslösung kann es zu Lücken in der Personalbesetzung kommen, die den Betrieb stören.

Lösung | XPhone Connect verbindet Teams in Echtzeit und hilft, die Herausforderungen durch eine zentrale Kommunikations-Plattform zu bewältigen. Funktionen wie der Business-Chat oder das Softphone in der Smartphone-App erleichtert die Abstimmung und schnelle Reaktion auf Änderungen. Auch private Telefone können datenschutzkonform in die Kommunikation eingebunden werden (Bring your own Device). Mitarbeiter, die mit der Personalplanung beauftragt sind, können einfacher und effizienter Schichten anpassen und den Kontakt mit Fahrern, Zugbegleitern oder Bodenpersonal aufrechterhalten.

Mehr zum Business-Chat und dem Softphone Mobile

Problem | Technische Störungen, Schienenersatzverkehr, unvorhergesehene Fahrplanänderungen: Im öffentlichen Personenverkehr müssen Informationen oft schnell einer Vielzahl an Personen bereitgestellt werden. Gerade wenn akute Störungen oder Ausfälle auftreten, führt dies zu einem hohen Anrufaufkommen. Und auch intern sind schnelle Absprachen auf dem kurzen Dienstweg nötig, um Probleme effizient zu lösen.

Lösung | Um den Mehraufwand in der Kommunikation zu bewältigen und Fahrgäste bestmöglich zufriedenzustellen, sind Hotlines ein wichtiges Tool. Dabei kommt es darauf an, dass diese ohne großen Aufwand eingerichtet und gezielt mit dem notwendigen Personal besetzt werden können. Das Hotline-Management-System von XPhone kann mit sehr geringem administrativem Aufwand auch spontan hochgefahren werden. Mitarbeiter können sich sowohl im Büro als auch im Homeoffice oder sogar von unterwegs in die Hotline einwählen. Gerade bei spontanen Ereignissen bietet TeamDesk hier höchste Flexibilität. Zudem können über das Auto Attendant-System automatisierte Ansagen an Fahrgäste weitergegeben werden. Für die interne schnelle Absprache bietet XPhone zudem hilfreiche Features wie den Business-Chat oder das Präsenz-Management, aus dem die Anwesenheiten der Kollegen direkt ersichtlich sind.

Mehr zum Hotline-Management und dem Auto-Attendant

Problem | Viele Unternehmen im öffentlichen Verkehr arbeiten mit externen Partnern und Dienstleistern zusammen, z. B. für Wartungsarbeiten, externe Shuttle-Dienste oder Verkehrsmanagement. Die Abstimmung und Kommunikation mit ihnen ist jedoch umständlich, wenn sich Kommunikations-Software und Geschäftsanwendungen nicht kennen und Daten erst mühsam gesucht oder Telefonnummer abgetippt werden müssen.

Lösung | Mit XPhone Connect können Mitarbeiter direkt im XPhone-Client nach Kontaktdaten suchen. Dabei werden die Daten aus allen angebundenen Quellen herangezogen: Outlook, CRM oder auch aus dem öffentlichen Telefonbuch. Der gefundene Kontakt kann direkt ausgewählt und angerufen werden. Sämtliche Datenquellen stehen über die XPhone App auch mobil zur Verfügung – und das komplett datenschutzkonform. So können Mitarbeiter selbst von unterwegs oder im Homeoffice spontan und ohne Zeitverlust agieren. Angezeigt wird bei der Telefonie immer die Büronummer, selbst wenn ein Mitarbeiter sein privates Festnetztelefon oder Smartphone nutzt.

Mehr zu CTI und Telefonieren mit jedem Endgerät

Problem | In Unternehmen des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs ist die ständige Erreichbarkeit des Personals eine zentrale Herausforderung. Fahrer, Zugbegleiter und Techniker sind häufig unterwegs oder an wechselnden Standorten tätig. Es ist schwierig, alle Mitarbeiter zu erreichen, da sie oft über mehrere Kommunikationsmittel verfügen und die Nutzung variiert. Insbesondere bei Notfällen oder kurzfristigen Änderungen im Fahrplan kann es zu Verzögerungen kommen, weil das Personal nicht sofort erreichbar ist. Dies führt zu einer ineffizienten Koordination und verlängerten Reaktionszeiten, die den Betrieb und den Service für Fahrgäste beeinträchtigen.

Lösung | Mit der XPhone App bleiben Mitarbeiter, unabhängig vom Standort, unter ihrer Bürodurchwahl erreichbar. Zusätzlich bietet die App die Möglichkeit, sich in Hotlines einzuloggen, was eine schnelle Bearbeitung von Notfällen oder kurzfristigen Änderungen ermöglicht. Unabhängig davon, ob das Personal sich im Zug, Bus oder an einem Bahnhof befindet, bleibt die Erreichbarkeit stets gewährleistet. Die zentrale Erreichbarkeit optimiert sowohl die interne als auch externe Kommunikation und reduziert Ausfallzeiten durch verzögerte Kontaktaufnahmen, was die Effizienz und den Service erheblich steigert.

Mehr zur XPhone Mobile App

Problem | Im öffentlichen Nahverkehr müssen regelmäßig Infrastrukturprojekte geplant und mit Behörden und externen Unternehmen koordiniert werden. Beispielsweise, wenn im Zuge der Stadtentwicklung neue Straßen gebaut und dabei Schienen verlegt werden müssen. Häufig werden zur Abstimmung zwischen den Partnern unterschiedliche Kommunikationskanäle und Systeme parallel genutzt, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen kann.

Lösung | Mit XPhone Connect funktioniert die Abstimmung aus einer Hand und ohne Überschneidungen. Die integrierte Meeting-Funktion ermöglicht es, Web-Meetings ohne zusätzliche Tools wie Outlook oder Notes zu organisieren. Mit einem Klick können Sie direkt aus dem XPhone-Client ein neues Meeting starten. Ein automatisch generierter Link kann schnell und unkompliziert mit den Teilnehmern geteilt werden, was eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellt.

Für Microsoft Teams bietet XPhone einen bidirektionalen Präsenzabgleich. Das bedeutet, dass der Präsenzstatus in Teams und XPhone synchronisiert wird, sodass keine Anrufe während eines laufenden Teams-Meetings eingehen. Darüber hinaus ermöglicht XPhone durch die Federation-Funktion den Chat und Präsenzabgleich über Unternehmensgrenzen hinweg. Dies spart Zeit und verbessert die Koordination bei komplexen Infrastrukturprojekten.

Mehr zur Meeting-Funktion und zum MS Teams-Abgleich