Bürgernähe, Transparenz und Tempo – das ist der Anspruch an moderne Verwaltungen. Doch veraltete Systeme, knappe Budgets und organisatorische Silos erschweren eine reibungslose Kommunikation. Gefragt ist eine datenschutzkonforme UCC-Lösung für öffentliche Einrichtungen, die sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen einfügt, die Zusammenarbeit spürbar erleichtert und hybrides Arbeiten ermöglicht. XPhone Connect liefert genau das – effizient und sicher.
Effiziente Kommunikation in Behörden
Sicher. Bürgernah. 100 % On-Premises.
Behörden und öffentliche Verwaltungen stehen vor vielfältigen kommunikativen Herausforderungen. In einer zunehmend digitalisierten Gesellschaft gilt es, interne und externe Kommunikationsprozesse zu modernisieren – und das bei begrenzten Investitionsmitteln.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Transparenz, Effizienz und Bürgernähe. Gefragt sind UCC-Lösungen für die öffentliche Verwaltung, die diesen Ansprüchen gerecht werden und sich nahtlos in bestehende Strukturen integrieren lassen.
Mehr als 500 Behörden & Gemeinden lösen die Anforderungen moderner Kommunikation bereits mit XPhone Connect – darunter die Städte Bonn, Deggendorf und Unterschleißheim.
Warum? Weil sie mit XPhone nicht nur die Erreichbarkeit deutlich erhöhen und den Bürgerservice verbessern können. Sondern auch, weil sich hybride Arbeitsmodelle einfach umsetzen lassen, ohne dass Daten in die Cloud wandern.
"Dank Softphone haben wir ein komplettes One-Number-Konzept. Egal, wo gearbeitet wird: Man ist immer unter der eigenen Büro-Durchwahl erreichbar und telefoniert ausschließlich unter dieser nach außen."
Datenschutzkonforme Kommunikation für Behörden
„Erreichbarkeit, Erreichbarkeit, Erreichbarkeit. Das ist im Umgang mit den Bürgern das A und O", betont Andrea Münz von der Stadt Unterschleißheim. Wie können Behörden diesem Anspruch gerecht werden und dabei gleichzeitig Ressourcen und öffentliche Mittel schonen?
Die Antwort lautet: mit einer modernen Kommunikations-Lösung, die dank CTI-Integration für Behörden, intelligentem Präsenz-Management, Hotline-Integration und Softphone höchste Erreichbarkeit sicherstellt.
XPhone Connect unterstützt dabei sowohl die Arbeit in dezentralen Teams als auch eine datenschutzkonforme Speicherung Ihrer Daten.
Via Softphone benötigen Mitarbeiter nur Headset & VPN, um von zu Hause zu arbeiten. Auch das private Festnetz-Telefon oder Handy kann dank der geräteunabhängigen Telefonie-Funktion genutzt werden: Nach außen wird dabei ausschließlich die Büronummer signalisiert und alle Kosten laufen über die Behörde.
Die Erreichbarkeit von außen sichert derweil das integrierte Hotline-Management-Tool. Mitarbeiter können von überall in der Hotline mitarbeiten, ohne dass die Bürger einen Unterschied merken. Dank der integralen Analyse-Funktion wissen Sie dabei ganz genau, wie lange die Anrufer warten müssen und wann Lastspitzen drohen.
On-Premises-Telefonie für öffentliche Einrichtungen
Wie können Sie die Kommunikation Ihrer Behörde durch CTI-Integration effizienter gestalten? Lassen Sie es uns in 15 Minuten herausfinden – unverbindlich und direkt.
Warum XPhone Connect
- Datenschutz | XPhone ist eine On-Premises-Lösung. Sämtliche Daten (z. B. Kontakte, Chats) werden auf Ihrem eigenen Server gespeichert.
- Kosteneffizient | XPhone Connect ist mit zahlreichen Telefonanlagen kompatibel, sodass Sie Ihre Infrastruktur weiternutzen können.
- Homeoffice-kompatibel | Dank Softphone, AnyDevice, Meeting-Funktion, Screen-Sharing und Präsenz-Management können Ihre Mitarbeiter bequem & sicher im Homeoffice arbeiten.
- Hotline-Management | Auch im Homeoffice für den Bürger da sein: XPhone beinhaltet ein Hotline-Management, das ebenfalls im Homeoffice und unterwegs genutzt werden kann.
- Bewährte Behörden-Lösung | XPhone wird von mehreren Hundert Behörden, Städten, Kommunen und Ministerien eingesetzt.
- Höchste Erreichbarkeit | Mit der Team-Übersicht und dem personalratskonformen Präsenz-Management hat die Anrufzentrale alle Anwesenheiten im Blick und kann Anrufer gezielt verbinden.
- Vor Ort für Sie da | Mit XPhone nutzen Sie nicht nur 25 Jahre UC-Erfahrung, sondern setzen auch auf einen deutschen Software-Hersteller, der seine Lösung auf die Bedürfnisse der heimischen Behörden-Landschaft ausrichtet.
- Intuitiv bedienbar | Sowohl für den IT-Administrator als auch für den User ist die UC-Lösung unkompliziert und intuitiv gestaltet.
500 Behörden
und Gemeinden nutzen bereits XPhone Connect.
15.000 Mitarbeiter
in der öffentlichen Verwaltung arbeiten mit XPhone.
1 Million Lizenzen
sind weltweit bei Kunden im Einsatz.
Best Practice: XPhone im Einsatz
Bundesstadt Bonn: Mit XPhone zum Modern Workspace
„Die Kollegen rennen uns gerade die Bude ein.“ Wer da überrannt wird, ist Stephan Siebert, Leiter IT-Kommunikation der Bundesstadt Bonn. Was die Kollegen so dringend von ihm wollen, ist das XPhone Connect Softphone. Dank XPhone konnte Bonn knapp 2.000 Mitarbeiter ins Homeoffice schicken: „Durch das Softphone haben wir ein komplettes One-Number-Konzept. Egal, wo gearbeitet wird: Man ist immer unter der Büro-Durchwahl erreichbar und telefoniert ausschließlich unter dieser nach außen.“
Um möglichst vielen Mitarbeitenden das Softphone zur Verfügung stellen zu können, wird aktuell die nötige Infrastruktur ausgebaut. „Stand heute haben wir 10.000 Telefone“, so Siebert. „Von denen werden wir künftig nur noch einen Bruchteil brauchen."
Zum Fallbeispiel Bundesstadt Bonn
Stadt Unterschleißheim: Verschwundene Dinge
Wohl kaum eine Branche unterlag in den vergangenen Jahrzehnten einem derartigen Wandel wie die Telekommunikation. Die Stadt Unterschleißheim hat diesen Wandel forciert und mit XPhone bereits vor 15 Jahren eine Unified-Communications-Lösung eingeführt.
Spätestens mit der Pandemie verschwanden auch fortwährend die Telefone von den Tischen der Behörden-Mitarbeiter. Andrea Münz, IT-Systemadministratorin der Stadt Unterschleißheim, stattete 274 Kollegen quasi auf einen Streich mit Softphones aus. „Da kam uns entgegen, dass XPhone zum einen stabil läuft – und zum anderen nicht erklärungsbedürftig ist. Die Leute wollen sich heute nicht durch ein Handbuch quälen. Die Dinge müssen intuitiv sein, und das ist beim XPhone Client der Fall.“
Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich: Bestens gerüstet
Im Juli 2021 schrillten in der Kreisverwaltung Bernkastel-Wittlich alle Alarmglocken. Man war auf die schlimmste Überflutung aller Zeiten eingestellt. Bernkastel-Wittlich kam mit einem blauen Auge davon – und will sich für die Zukunft noch besser rüsten.
„Wir nutzen XPhone, um wichtige Zeit zu sparen: keine Rufnummern abtippen, Telefonverzeichnisse hinterlegen, relevante Daten zur Verfügung haben", erklärt Brand- und Katastrophenschutzinspekteur Jörg Teusch. Mit Hilfe des Hotline-Managements TeamDesk kann jederzeit eine zentrale Notrufnummer scharf geschaltet werden. Und weil in Schadenslagen die Arbeit vor Ort entscheidend ist, stehen in der Mobile App sämtliche Rufnummern wichtiger Institutionen parat.
Situation | In Rathäusern, Landratsämtern und Ministerien arbeiten unterschiedlichste Fachbereiche parallel – oft verteilt auf mehrere Standorte.
Problem | Absprachen über Abteilungsgrenzen hinweg verzögern sich. Rückfragen versanden, weil unklar ist, wer gerade verfügbar ist. Informationen werden mehrfach angefragt oder landen bei der falschen Stelle.
Lösung | XPhone macht Zusammenarbeit sichtbar: Über das personalratskonforme Präsenz-Management erkennen Mitarbeitende, wer verfügbar ist. Mit Chat, Anrufnotizen und Team-Übersicht wird die Kommunikation abteilungsübergreifend, schnell und verlustfrei – ohne Medienbruch oder Reibungsverluste.
Mehr zum Präsenz-Management und zur Team-Übersicht
Situation | Bürgeranliegen treffen täglich über verschiedene Kanäle ein – telefonisch, schriftlich oder direkt am Serviceschalter.
Problem | Gerade bei hoher Auslastung oder Personalausfall bleibt der Hörer zu oft stumm. Anfragen versickern, Rückrufe werden vergessen oder nicht dokumentiert – das schadet dem Ruf der Verwaltung.
Lösung | XPhone sorgt für durchgängig erreichbare Anlaufstellen. Das integrierte Hotline-Management-Tool stellt sicher, dass jede Anfrage beim richtigen Ansprechpartner ankommt. In die Hotline können sich Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice oder via Mobile App von unterwegs einloggen. Für einen verlässlichen Bürgerservice lassen sich zudem Rückrufe transparent dokumentieren.
Mehr zum Hotline-Management und zur Mobile App
Situation | Die Digitalisierung macht auch vor Behörden keinen Halt: Verwaltungen müssen sich für moderne Kommunikations-und Arbeitsprozesse rüsten.
Problem | Viele Behörden setzen auf gewachsene Systemlandschaften – TK-Anlagen, Fachverfahren, Serverstrukturen. Der Druck diese möglichst lange zu nutzen, ist angesichts knapper Steuergelder besonders hoch.
Lösung | XPhone bietet eine sichere Kommunikationsinfrastruktur für Verwaltungen, die sich nahtlos in die vorhandene IT-Umgebung integriert. Ob Fachverfahren wie MACH, VIS oder SAP: XPhone lässt sich über offene Schnittstellen flexibel anbinden. So nutzen Sie, was bereits da ist, und ergänzen gezielt dort, wo Mehrwert entsteht. So wird Modernisierung bezahlbar und betriebssicher zugleich.
Situation | Ob Melderegister, Sozialdaten oder Personalakten – Behörden verarbeiten hochsensible Informationen, die besonders geschützt werden müssen.
Problem | Viele cloudbasierte Kommunikationstools schließen sich schon aus Datenschutzgründen aus. Gleiches gilt für Lösungen mit externer Datenhaltung oder fehlender Zugriffskontrolle.
Lösung | XPhone Connect ist eine On-Premises-Telefonie-Lösung für Behörden, entwickelt und betrieben von einem deutschen Hersteller. Alle Daten verbleiben in Ihrer Infrastruktur – verschlüsselt, nachvollziehbar und DSGVO-konform. Sie behalten die volle Kontrolle – und das Vertrauen Ihrer Bürger.
Individuelles Angbeot anfordern
Ob Lizenzkauf oder Software-Abo, Service Packs oder maßgeschneiderte Integration:
Wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot für XPhone Connect.
Meistgefragt
Die Lieblings-features der XPhone-User
Hotline-Management
Wie zufrieden ein Anrufer am Ende ist, hängt entscheidend von Ihrer Erreichbarkeit ab. Die Crux: Lösungen für eine intelligente Anrufverteilung sind in aller Regel nicht nur teuer, sondern oft auch isloierte Insellösungen. Mit TeamDesk sichern Sie sich das Beste aus beiden Welten: ein intelligentes Anrufmanagement, das deutlich weniger komplex und kostspielig ist als eine Callcenter-Lösung, dabei aber weit mehr bietet als eine einfache ACD oder ein Gruppenruf. Mitarbeiter können sich dabei sogar im Homeoffice oder mobil einloggen.
Erreichbarkeit-Garant
Dank AnyDevice (Telefonieren unter der Büronummer mit jedem Gerät) können Sie jedes Telefon – ob Mobil oder Festnetz – mit Ihrem XPhone-Client steuern. Geben Sie einfach die Nummer des gewünschten Endgerätes in Ihren Client ein. Fertig. So richten Sie mit Hilfe von AnyDevice in Sekundenschnelle und ohne zusätzliche Investitionen in die Infrastruktur Ihre Hardware ein. Schon beim ersten Klingeln sehen Sie, wer der Anrufer ist. Und können das Gespräch ganz nach Bedarf zu einer Konferenz ausbauen oder makeln.
Präsenz-Management
Wie sieht man, ob die Kollegen am Platz sind? Gerade im Homeoffice ist es wichtig, An- und Abwesenheiten zu kommunizieren. Dazu dient das Präsenz-Management von XPhone Connect. Ob man einen Kunden weiterverbinden möchte oder eine kurze Rückmeldung benötigt: Mit dem übersichtlichen Präsenz-Management ist auf einen Blick ersichtlich, welche Kollegen erreichbar sind, wer sich im Termin befindet, telefoniert oder die Anrufumleitung aktiviert hat. Der automatische Kalender-Abgleich hält den Status aktuell.
Häufig gefragt – schnell geklärt
Ist XPhone auch für kleine und mittlere Behörden geeignet?
Ja. XPhone Connect ist flexibel skalierbar und wird sowohl in kleinen Kommunen als auch in großen Ministerien eingesetzt. Sogar ein Bundesministerium setzt auf XPhone. Dank modularer Lizenzierung bekommen Sie genau das, was Sie benötigen.
Muss unsere bestehende Telefonanlage ersetzt werden?
Nein. XPhone Connect ist herstellerunabhängig und lässt sich in Ihre bestehende TK-Infrastruktur integrieren – ob Alcatel, Unify, Cisco oder andere Systeme. So bleiben Investitionen geschützt.
Unterstützt XPhone auch die Arbeit im Homeoffice oder an Außenstellen?
Ja. Mit dem Softphone, der geräteunabhängigen Telefonie-Funktion, dem Business-Chat und der mobilen App telefonieren Mitarbeitende sicher und standortunabhängig – ohne, dass Daten die Infrastruktur verlassen müssen.
Ist XPhone Connect datenschutzkonform für den Einsatz im öffentlichen Dienst?
Absolut. XPhone ist eine reine On-Premises-Lösung. Alle Daten verbleiben vollständig in Ihrer Infrastruktur – verschlüsselt, nachvollziehbar und DSGVO-konform.
Können wir XPhone Connect an unser Fachverfahren anbinden?
In den meisten Fällen: ja. Über Standardschnittstellen wie LDAP, ODBC oder REST lassen sich viele Fachverfahren wie z. B. MACH, VIS oder SAP anbinden – für Anruferkennung und Click-to-Dial.