Mit TeamDesk werden Anrufe optimal auf das Team verteilt.
Auch im Homeoffice oder unterwegs via App.
Ihre Service-Hotline steht ständig unter Strom, aber Ihre Kunden kommen trotzdem oft nicht durch?
Vielleicht mangelt es Ihnen gar nicht an Mitarbeitern, sondern nur an einer effizienten Nutzung Ihrer Ressourcen.
Mit TeamDesk stellen Sie sicher, dass Anrufe optimal auf das Team verteilt werden – auch im Homeoffice.
Das Beste aus zwei Welten.
Ob externe Kunden-Hotline oder interner IT-Helpdesk: Wie zufrieden ein Anrufer am Ende ist, hängt entscheidend von Ihrer Erreichbarkeit ab. Die Crux: Lösungen für eine intelligente Anrufverteilung sind in aller Regel nicht nur teuer und komplex. Es sind vor allem Insellösungen, die sich nicht in die Unternehmenskommunikation integrieren lassen.
Mit TeamDesk sichern Sie sich das Beste aus beiden Welten: ein intelligentes Anrufmanagement, das deutlich weniger komplex & kostspielig ist als eine Callcenter-Lösung, dabei aber weit mehr bietet als eine einfache ACD oder ein Gruppenruf.
Was Ihnen weder ACD noch Callcenter-Software bieten: Mit TeamDesk können Sie Teams Standort-übergreifend und PBX-unabhängig zusammenstellen: Richten Sie beliebig viele Hotlines ein und definieren Sie je Hotline Verteilstrategien, Geschäftszeiten, Schwellwerte & Nachbearbeitungszeiten.
Ein Client für alle.
Ob Softphone oder Handy: TeamDesk-Benutzer können mit jedem Endgerät arbeiten und sich auch im Homeoffice einloggen. Ob Präsenzstatus, Chat oder Screen-Sharing: Da alle Mitarbeiter im Unternehmen denselben Client nutzen, können sich die Hotline-Mitglieder nicht nur untereinander, sondern auch mit allen anderen Kollegen jederzeit austauschen.
Ihr Service profitiert nicht nur von einer effizienteren Kommunikation, sondern auch von mehr Informationen. Anrufer werden schon in der Warteschlange identifiziert. Via Dashboard lassen sich zusätzlich alle Kundendaten aus ERP, CRM & Co, die für die Hotline-Mitarbeiter relevant sind, direkt im Client anzeigen.
Alle Informationen rund um Ihre Erreichbarkeit bietet Ihnen Analytics: Sie finden sämtliche Daten zu Anrufaufkommen, Erreichbarkeit & Wartezeiten in übersichtlichen Diagrammen aufbereitet.
Das kann nur XPhone.
- Flexible Team-Zusammenstellung
-
Standort-übergreifend
- Telefonanlagen-übergreifend
- Team-Mitglieder können
- Softphone nutzen
- AnyDevice nutzen
- Mobile App nutzen
- sich im Homeoffice einloggen.
- Hotline-Mitarbeiter brauchen keinen eigenen Client.
- Anrufer-Identifizierung bereits in der Warteschlange
- Via Dashboard stehen alle Kundendaten bereit.
- Teams können sich selbst managen (ohne Zusatzkosten).
- Team-Mitglieder, die mehrere Anrufe nicht entgegengenommen haben, werden automatisch aus allen Hotlines abgemeldet.
- XPhone ist einfach & tief integriert. Das bedeutet:
- Kein teures Customizing
- Keine lange Einarbeitung
- Kein undurchdringlicher Lizenz-Dschungel
Intuitiv. Übersichtlich. Integriert.
Hotline-Management ohne Hindernisse.
Im Client sehen TeamDesk-User:
- ihren TeamDesk-Status: Die Anmeldung erfolgt manuell oder automatisch über den Präsenzstatzs
- ihre Hotlines
- Werden mir aktuell Anrufe aus der Hotline zugestellt?
- Wie viele Team-Mitglieder sind aktuell erreichbar?
- Wie viele Anrufer sind in der Warteschlange?
- Eine visuelle Warnung (rot/grün) zeigt die Überschreitung der Schwellwerte an.
In der Detailansicht sehen TeamDesk-User:
- Wie viele Team-Mitglieder sind im Gespräch?
- Wie lang ist die längste Wartezeit?
- Übersicht der Anrufer in der Warteschlange (inkl. Wartezeit)
- Welche Verteilstrategie greift für die Hotline?
- Wie sind die Geschäftszeiten?
- Welche Mitglieder sind der Hotline zugewiesen?
- Team-Leiter können Mitglieder der Hotline zuweisen bzw. ihre Zuweisung aufheben. In selbst organisierten Teams können alle Mitglieder diese Funktion übernehmen.
„Eine neue Hotline bringen wir in 10 Minuten zum Laufen. Kollegen, die viel unterwegs sind, können sich auch via App in der Hotline einloggen. Diese Funktion kenne ich von keiner anderen Löung."
MAGNUS KRUG | GLS IT-SERVICES
Alle Funktionen auf einen Blick
| Single Server Deployment |
✔
|
| PBX-unabhängig | ✔ |
| Teams können Standort-übergreifend arbeiten | ✔ |
| KPI-Anzeige im Client
| ✔ |
| Login im Homeoffice & via Mobile App | ✔ |
| ✔ | |
| Anrufer-Identifizierung bereits in der Warteschlange | ✔ |
| Dashboard-Integration (Anzeige aller relevanten Kundendaten) | ✔ |
| Verteilstrategien
| ✔
|
| Verteilstrategien
|
|
| Eine Hotline kann unter mehreren Rufnummern erreichbar sein (z.B. landesspezifische Nummern). | ✔ |
| Integration der TeamDesk-User in die unternehmensweite Kommunikation
| ✔ |
| TeamDesk-Journal
| ✔ |
| Unterschiedliche Geschäftszeiten & individuelle Ansagen je Hotline | ✔ |
| Abwurf auf
| ✔ |
| Im Anrufer-Popup wird die Hotline angezeigt, von der ein Anruf weitergeleitet wurde. | ✔ |
| Automatisches Abmelden von Team-Mitgliedern, wenn Anrufe nicht entgegengenommen wurden | ✔ |
| Teams können sich selbst organisieren. | ✔ |
| Sprachaufzeichnung |
benötigt |
|
Auswertung des Anruf-Aufkommens
| ✔ |
| An-& Abmelden via Systemtelefon / Statusanzeige am Systemtelefon | - |
| Black-/Whitelisting | - |
Anrufdaten auswerten. Erreichbarkeit optimieren.
Je mehr Sie wissen, desto besser können Sie planen. Deswegen stellt unser integriertes Analyse-Tool alle Daten bereit, um die Personal-Ressourcen optimal einzusetzen, die Erreichbarkeit zu steigern und so die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Ganz ohne Zusatzkosten!
Dank Analytics wissen Sie u.a.
- wie viele Anrufe verloren gehen
- an welchen Tagen und zu welcher Zeit die Verlustquote am höchsten ist
- wie lange Anrufer im Schnitt warten müssen
- wie sich die Anruflast im Jahresverlauf entwickelt
Warum ist intelligentes Hotline-Management für Unternehmen so wichtig?
Ein effizientes Hotline-Management stellt sicher, dass Kundenanfragen schnell und zuverlässig bearbeitet werden. Dies steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern entlastet auch Mitarbeitende durch strukturierte Prozesse und transparente Zuständigkeiten.
Welche Vorteile bietet eine intelligente Anrufverteilung?
Durch eine gezielte Verteilung von Anrufen an verfügbare und qualifizierte Ansprechpartner werden Wartezeiten reduziert und Anliegen schneller gelöst. Gleichzeitig lassen sich Engpässe und Überlastung besser vermeiden – auch in Stoßzeiten.
Wie unterstützt modernes Hotline-Management dezentrale Teams?
Intelligente Hotline-Lösungen funktionieren unabhängig vom Standort – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. So bleibt Ihr Service-Team jederzeit erreichbar, ohne dass aufwändige technische Infrastruktur nötig ist.
Ist eine Anrufverteilung über verschiedene Standorte oder Telefonanlagen hinweg möglich?
Ja, mit der richtigen Lösung lassen sich Anrufe auch standort- und telefonanlagenübergreifend verteilen. So arbeiten Teams nahtlos zusammen – unabhängig davon, wo sie sitzen oder welche Technik im Einsatz ist.
Welche Möglichkeiten bietet eine Hotline-Lösung im Vergleich zu klassischen Anrufweiterleitungen?
Moderne Lösungen bieten weit mehr als einfache Weiterleitungen: etwa Präsenzabfragen, Skill-basiertes Routing, VIP-Routing, automatische Eskalationen oder zeitgesteuerte Szenarien. Das erhöht die Erreichbarkeit und verbessert die Servicequalität deutlich.
Warum ist die Integration von Hotline- und interner Kommunikation so wichtig?
Hotline-Teams arbeiten am effektivsten, wenn sie nicht isoliert agieren, sondern Teil der gesamten Unternehmenskommunikation sind. Nur wenn Hotline-Mitarbeitende und Kolleg:innen aus anderen Abteilungen in einem gemeinsamen System arbeiten, lassen sich Informationen schnell teilen, Rückfragen direkt klären und Prozesse durchgängig gestalten. So werden Insellösungen vermieden, die Kommunikation effizienter – und der Kundenservice messbar besser.
Welche Rolle spielt die Datenanalyse im Hotline-Management?
Eine fundierte Datenanalyse ist entscheidend, um Engpässe frühzeitig zu erkennen und Ressourcen effizient zu planen. Nur wer weiß, wann besonders viele Anrufe eingehen, wie lange Gespräche dauern oder wie hoch die Erreichbarkeit wirklich ist, kann sein Team gezielt steuern. Moderne Hotline-Lösungen liefern hierfür detaillierte Auswertungen in Echtzeit – als Grundlage für fundierte Entscheidungen und eine kontinuierliche Optimierung des Kundenservice.
Screen-Sharing
Business-Chat
Kontakt-Anbindung
Dashboard
