XPhone Connect | Sprachaufzeichnung

Ein Mann nutzt Sprachsteuerung im Homeoffice und spricht in sein Smartphone während er am Laptop arbeitet. XPhone unterstützt ihn mit automatischer Transkription und KI-basierten Gesprächsnotizen.

KI-basierte Speech-to-Text-Lösung

Wandeln Sie Telefongespräche mit einem Klick in Text um.

Sparen Sie sich manuellen Dokumentationsaufwand.

Mit Xphone können Sie Ihre Telefonate direkt transkribieren.

Speech-to-Text mit XPhone

Mit der Speech-to-Text-Funktion in XPhone Connect transkribieren Sie automatisch Ihre Telefonate. Ob in der Rechtsberatung, im Finanzwesen oder im Telefonmarketing: Wo Dokumentationspflichten bestehen, sorgt XPhone für lückenlose Gesprächsprotokolle ohne zusätzlichen Aufwand.

Mann mit Headset spricht während einer Videokonferenz im Homeoffice und gestikuliert.

Zuverlässige Transkription

Die Speech-to-Text-Technologie wandelt gesprochene Sprache aus Telefongesprächen direkt in Text um. Nach dem Telefonat entscheidet der Nutzer, ob er den Text bearbeiten, automatisiert zusammenfassen lassen oder direkt speichern möchte.

Zwei Kollegen analysieren konzentriert Inhalte auf einem Monitor; einer deutet mit dem Finger auf eine bestimmte Stelle, während der andere aufmerksam zuhört. Präsenzmanagement mit XPhone auch digital.

Rechtssicherheit gewährleisten

In Branchen mit strengen Aufzeichnungspflichten (z.B. DSGVO-konforme Beratung im Rechtsbereich) ermöglicht die automatische Transkription eine vollständige, schriftliche Dokumentation aller Gesprächsinhalte.

Lächelnde Frau arbeitet im Café an ihrem Laptop. UCC-Lösungen wie XPhone ermöglichen ortsunabhängige Kommunikation und bieten maximale Freiheit für den modernen Arbeitsalltag.

Nahtlose Integration

XPhone Connect integriert das Speech-to-Text-Modul direkt in Ihre bestehende Kommunikationsinfrastruktur. Die Transkripte können mit einem Klick direkt aus XPhone in ERP-, CRM- oder DMS-Systeme exportiert werden.

Zwei Personen im Kundenservice sitzen mit Headsets an ihren Computern im Callcenter. Die Frau im Vordergrund spricht in ihr Mikrofon und macht sich Notizen.

Transparenz im Telemarketing

Im Outbound-Bereich können Gespräche per Transkript verfolgt, ausgewertet und für das Coaching oder die Qualitätssicherung genutzt werden – ideal für das Agentenmanagement und KPI-Tracking.

Supportmitarbeiterin im Callcenter nutzt XPhone zur professionellen Kundenbetreuung.

Produktivität steigern

Notizen von Hand erfordern Zeit und Konzentration. Die automatische Transkription entlastet Ihre Mitarbeiter. So gewinnen sie Kapazitäten für Kundenservice, Beratung und Verkauf.

Eine Mitarbeiterin arbeitet am Bildschirm. Durch die Kommunikations-Software XPhone ist sie optimal vernetzt im Arbeitsalltag.

Perfekt zusammengefasst

Auf den Punkt gebracht: Bei längeren Gesprächen erstellt das KI-basierte System auf Wunsch automatisch eine Zusammenfassung der wichtigsten Gesprächspunkte.

Ihre Vorteile

Zuverlässige Transkription von Telefonaten
Höhere Dokumentationsqualität & Compliance
Entlastung von Mitarbeitenden
One-Klick-Export in CRM/ERP-Systeme
Barrierefreiheit & Inklusion durch Textform
Mobile Nutzung auch im Homeoffice

Sinnvoll eingesetzt

Rechtsberatung: Gesprächsnotizen automatisch generieren
Banken & Versicherungen: Telefon-Beratung dokumentieren
Call-Center: Qualitätsmanagement durch Gesprächsauswertung
Vertrieb: Lead-Gespräche transkribieren
Personalwesen: Bewerbungsgespräche rechtssicher archivieren

Hier besteht Dokumentationspflicht

Rechts- und Finanzdienstleistungen

In Branchen wie Banken, Versicherungen, Steuerberatung und Rechtsberatung bestehen gesetzlich geregelte Dokumentationspflichten.

Dies betrifft insbesondere:

Beratungsprotokolle
Vertragsabschlüsse
Kundenkommunikation
telefonische Beratungsgespräche

Telefon-Marketing & Werbung

Der telefonische Kontakt zu Werbezwecken unterliegt strengen Dokumentationspflichten gemäß § 7a UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb):

Unternehmen müssen die ausdrückliche Einwilligung der Verbraucher in die Telefonwerbung dokumentieren.
Nachweise müssen mind. 5 Jahre aufbewahrt werden.
Auf Verlangen muss die Dokumentation der Bundesnetzagentur vorgelegt werden.
Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 50.000 €.

Gesundheitswesen

Bei Krankenkassen, ärztliche Beratungshotlines oder Pflegediensten können bei folgenden Themen Dokumentationspflichten bestehen:

Medizinische Beratung
Notfallprotokolle
Abrechnungsrelevantes

Die Dokumente unterliegen gleichzeitig auch oft Datenschutzvorgaben nach DSGVO und SGB.

Öffentliche Verwaltung

Auch Telefonate mit Bürgern können dokumentationspflichtig sein. Zum Beispiel im Rahmen von

Sozialleistungen
Jobcentern
Steuerbehörden

Dies gilt insbesondere dann, wenn sie rechtsverbindliche Auskünfte oder Verfahrensrelevantes betreffen.

Individuell für Ihr Unternehmen

Wir prüfen die Integration Ihrer Lösung!

Nur eine echte Integration liefert einen echten Mehrwert! Deswegen prüfen wir gerne, ob sich Ihre bestehende Speech-2-Text-Lösung an XPhone anbinden lässt. Dank unseres universellen Konnektors ist eine Vielzahl an Integrationen möglich.

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