"Unsere Nutzer erwarten XPhone als Standard-Werkzeug an Ihrem Arbeitsplatz. Ein Arbeitsplatz ohne XPhone wird nicht mehr akzeptiert."
Die Bundesstadt Bonn steht für Wandel, Innovation und effiziente Verwaltung. Bereits vor Jahren setzte die Stadt auf digitale Kommunikationslösungen. Heute ist XPhone Connect ein zentraler Baustein ihres „Modern Workplace“-Konzepts.
Mehr als 4.500 Büroarbeitsplätze sind mit XPhone ausgestattet. Ein klassisches Tischtelefon gehört für viele Beschäftigte längst der Vergangenheit an.
„Unsere Nutzer erwarten XPhone als Standard-Werkzeug an ihrem Arbeitsplatz. Ein Arbeitsplatz ohne XPhone wird nicht mehr akzeptiert“, sagt Stephan Siebert, Leiter IT-Kommunikation der Bundesstadt Bonn.
Ausgangssituation
Kommunikationsvielfalt braucht Struktur
Als die Stadtverwaltung vor rund zehn Jahren begann, ihre Kommunikationsprozesse zu digitalisieren, stand vor allem eines im Vordergrund: Effizienz und Datenschutz.
Gerade in telefonintensiven Bereichen wie dem Ordnungsamt musste sichergestellt werden, dass Mitarbeiter auch im Homeoffice jederzeit erreichbar sind. Aber unter ihrer offiziellen Durchwahl und ohne private Rufnummern preiszugeben.
„Datenschutz spielt bei uns eine extrem wichtige Rolle“, erklärt Stephan Siebert. „Wenn sich Mitarbeiter aus dem Homeoffice mit einer Privatnummer bei einer Bundesbehörde melden, erhalten sie schlicht keine Auskunft.“
Die vorhandenen TK-Systeme (Unify OpenScape Voice und eine OpenScape 4000) sollten erhalten bleiben. Gleichzeitig sollte eine moderne UC-Lösung den Funktionsumfang erweitern, ohne die Infrastruktur zu ersetzen.
Lösung
XPhone als Schlüssel zum modernen Arbeitsplatz
2016 fiel die Entscheidung für XPhone Connect. Ausschlaggebend war die einfache Integration in die bestehende Infrastruktur sowie das flexible Lizenzmodell. Der Start erfolgte mit wenigen Pilotarbeitsplätzen im Ordnungsamt – schnell zeigte sich das Potenzial:
- Telefonieren direkt per Mausklick aus Anwendungen und E-Mails
- Rufumleitungen einfach selbst verwalten
- Zugriff auf zentrale Kontakte bei gleichzeitig höchstem Datenschutz
„Das Konzept von XPhone Connect hat uns direkt überzeugt. Ebenso die einfache Anbindung an unsere TK-Anlagen und das flexible Lizenzmodell.“
Im Laufe der Jahre wuchs die Nutzerzahl kontinuierlich. Als die Anforderungen an mobiles Arbeiten zunahmen, wurde XPhone zum entscheidenden Faktor für flexible, ortsunabhängige Kommunikation.
One-Number-Konzept und Softphone: Flexibel, sicher, zukunftsfähig
Heute verfügt die Stadt Bonn über ein vollständiges One-Number-Konzept. Egal, ob im Büro, im Homeoffice oder mobil: Mitarbeiter telefonieren immer unter ihrer gewohnten Durchwahl und bleiben über diese erreichbar.
Das Softphone von XPhone ist dabei die zentrale Schnittstelle:
- Keine Hardware-Telefone nötig
- Einheitliche Rufnummern und Kontakte
- Volle Kontrolle über Datenschutz und Verfügbarkeit
„Egal, wo gearbeitet wird – man ist immer unter der Büro-Durchwahl erreichbar und telefoniert ausschließlich unter dieser nach außen.“
Ergebnisse
Effizienz, Zufriedenheit und weniger Hardware
Die Ergebnisse im Überblick:
- Mehr als 4.500 Arbeitsplätze mit XPhone ausgestattet
- 10.000 Telefone im Bestand – künftig wird nur noch ein Bruchteil davon benötigt
- Deutlich geringerer Verwaltungsaufwand bei Telefonie und IT-Support
- Schnellere, sichere Kommunikation innerhalb der Verwaltung
Die Stadt Bonn nutzt die gewonnene Flexibilität nun als Basis für das nächste große Vorhaben: das Arbeitsplatzmodell „Shared Desktop“, bei dem sich mehrere Mitarbeiter flexibel Arbeitsplätze teilen – unterstützt durch digitale Infrastruktur, Mobilität und moderne Kommunikation.
