Mitarbeiter der KSG Hannover sehen im Telefon-Client, welche Kollegen erreichbar sind, sich im Teams-, Webex- oder Zoom-Call befinden oder eine Anrufumleitung aktiviert haben. Durch den automatischen Abgleich von XPhone mit dem Kalender ist der Präsenzstatus immer aktuell.
Immobilienunternehmen stehen vor einer Reihe komplexer Herausforderungen: Kostendruck bei Neubauten und Sanierungen, steigende Anforderungen an die Effizienz sowie der notwendige Schutz sensibler Daten prägen die Agenda. Gleichzeitig verändert die Digitalisierung die Arbeitswelt grundlegend, und hybride Arbeitsmodelle setzen eine flexible und leistungsfähige Kommunikation voraus. Wie ein modernes Kommunikationssystem wie XPhone Connect hierbei eine tragende Rolle spielen kann, zeigt das Beispiel der KSG HannoverGmbH.
Mit rund 8.000 Wohnungen ist die KSG Hannover der größte Vermieterin den Städten und Gemeindenrund um die Landeshauptstadt Niedersachsens. Als kommunales Wohnungsunternehmen trägt die KSG eine beträchtliche Verantwortung für die Bereitstellung und das Management von bezahlbarem Wohnraum. Danilo Kardel, IT-Leiter der KSG, weiß um die Bedeutung moderner Kommunikation in diesem Kontext. Die Herausforderung: dezentrale Teams so effizient zu vernetzen, dass die Mitarbeiter zur Sicherstellung der Servicequalität erreichbar sind. „Unser oberstes Ziel ist es, für die Mieter ansprechbar zu sein“, sagt Kardel. „Das schaffen wir, indem wir unsere Kommunikations-Kanäle über die Unified-Communications-Software XPhone Connect steuern.“ Als Kommunikationszentrale ist XPhone bei der KSG an über 100 Arbeitsplätzen installiert.
"Unsere Systemlandschaft war schlichtweg gesetzt. Die UC-Software musste auf dieser Struktur aufsetzen und zudem flexibel genug sein, damit wir später reibungslos modernisieren können."
Präsenzen sichtbar machen
In der Praxis bedeutet das, dass alle Kommunikations-Tätigkeiten vom Telefonanruf bis zum Microsoft-Teams-Meeting an einer Stelle gebündelt und für die Kollegen auf einen Blick ersichtlich sind. Das Herzstück ist dabei das Präsenz-Management von XPhone: Mitarbeiter der KSG Hannover sehen im Telefon-Client, welcher Kollege erreichbar ist, sich im Teams-, Webex- oder Zoom-Call befindet oder eine Anrufumleitung aktiviert hat. Durch den automatischen Abgleich mit dem Kalender ist der Präsenzstatus immer aktuell. „Das ist vor allem deshalb so wichtig, weil wir sehr dezentral aufgestellt sind“, so Kardel. Neben der Hauptverwaltung hat die KSG eine ganze Reihe von Außenstellen, Hauswart-Büros und Quartierstreffs. Zudem befinden sich die Mitarbeiter teilweise im Homeoffice.
„Mit jedem Kundenkontakt generieren wir Daten. Diese zu schützen, hat bei uns höchste Priorität.“
Flexible Integration in sichere IT-Infrastruktur
Für Danilo Kardel war bei der Einführung der Kommunikations-Software entscheidend, dass sich diese nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Schon aus Kostengründen sollten die bestehenden Telefonanlagen weiterhin verwendet werden. Zudem mussten die hohen Sicherheitsanforderungen des Unternehmens erfüllt werden. „Unsere Systemlandschaft war schlichtweg gesetzt. Die UC-Software musste auf dieser Struktur aufsetzen und zudem flexibel genug sein, damit wir später einmal reibungslos modernisieren können“, erklärt der IT-Leiter.
Geschäftsanwendungen mit der Telefonie verknüpfen
Egal ob bei der Kommunikation mit Mietern, Partnern oder auch in der Projektgruppe bei Neubauten: Voraussetzung für einen reibungslosen Austausch ist der schnelle Zugang zu Kontaktdaten, welche bestenfalls mit der Telefonie verknüpft sind. Die KSG Hannover hat das ECM-System (Enterprise Content Management) an XPhone angebunden. So wissen die Mitarbeiter sofort, welcher Kunde anruft, und können Anliegen effizienter bearbeiten. „Die Verbindung zur Groupware steigert unsere Effizienz massiv“, so Kardel.
Er hat zudem das öffentliche Telefonbuch in die Software integriert. Dadurch können Nummern direkt im Telefon-Client gesucht und eine Vielzahl der eingehenden Anrufe identifiziert werden. Auch Datensätze aus Outlook, Microsoft Dynamics, Salesforce oder SAP lassen sich in XPhone Connect integrieren.
Datenschutz im Fokus
Mit der Digitalisierung wachsen die Anforderungen an den Datenschutz. Die Verwaltung sensibler Mieter- und Vertragsdaten erfordert höchste Standards. Kardel betont die Bedeutung einer DSGVO-konformen Infrastruktur sowie verschlüsselter Verbindungen, um die Kommunikation sicher und datenschutzgerecht zu gestalten. „Mit jedem Kundenkontakt generieren wir Daten. Diese zu schützen, hat bei uns höchste Priorität.“
Der datenschutzkonforme Zugriff auf wichtige Informationen sei auch mobil von großer Bedeutung. Diese Thematik möchte Danilo Kardel in naher Zukunft angehen. „Wir haben Kollegen, die teilweise oder permanent draußen unterwegs sind.“
Zukunftsprojekt: Mobile Teams mit Softphone
Gelöst werden soll der mobile Zugriff auf Daten über das Softphone in der App. Das bedeutet, dass Mitarbeiter im Außendienst die XPhone-App auf dem Smartphone nutzen. Darüber stehen ihnen alle Kontaktdaten zur Verfügung wie am PC, während diese datenschutzkonform auf dem heimischen Server bleiben. Wenn ein Mitarbeiter über die App telefoniert, wird beim Gesprächspartner die Bürodurchwahl statt der Mobilnummer angezeigt.
Dieses sogenannte One-Number-Konzept sorgt für eine stringentere Erreichbarkeit. Alle ausgehenden sowie eingehenden Anrufe werden im Journal sowohl am Desktop als auch in der App identisch protokolliert. Das gilt auch für verpasste Anrufe außerhalb der Arbeitszeiten. So hat die KSG Hannover mit ihrer UC-Lösung eine zentrale Plattform geschaffen, um durch eine vernetzte Kommunikation die Prozesse im Unternehmen zu beschleunigen und den Mieterservice nachhaltig zu stärken.
