Als Dienstleister für europaweite LKW-Transporte ist Reaktionsgeschwindigkeit bei der Tirolia Spedition Geschäftsgrundlage. Und Geschwindigkeit beginnt bei einer hochflexiblen IT-Infrastruktur.
In der Transport- und Logistikbranche entscheiden Erreichbarkeit und Schnelligkeit über Geschäft. Bei der Tirolia Spedition kommen 95 % der Anrufer durch – messbar. Möglich macht das eine konsequent digitale Infrastruktur aus Terminalserver-Umgebung, XPhone Softphone, Anruf-Dashboard und Team-Panel. Geschäftsführer Michael Lukasser zeigt, warum moderne Kommunikation in Transport und Logistik heute der entscheidende Wettbewerbsvorteil ist.
Schnelligkeit entscheidet
Wer Michael Lukasser erlebt, versteht schnell, warum sein Unternehmen sich „Speedition“ nennt. Der Tirolia-Geschäftsführer beantwortet E-Mails prompt, ist telefonisch außergewöhnlich gut erreichbar – und sieht neue Tools und Entwicklungen nicht als Störung des Betriebs, sondern als Chance, Prozesse zu verbessern. „In unserer Branche geht es um Geschwindigkeit. Die Schnelligkeit, mit der wir reagieren müssen, wird immer mehr zum entscheidenden Aspekt.“
Der Begriff „Speedition“ entstand bereits 1990. Was damals als mutiger Slogan begann, ist heute strategische Notwendigkeit. Als Dienstleister für europaweite LKW-Transporte ist Reaktionsgeschwindigkeit Geschäftsgrundlage. Und Geschwindigkeit beginnt bei einer hochflexiblen IT-Infrastruktur.
Softphone & Terminalserver: technologische Basis für die moderne Spedition
Daher entschied sich das Unternehmen bereits vor über 20 Jahren für eine zentrale Terminalserver-Umgebung. Statt dezentral gewarteter PCs arbeiten die rund 100 Mitarbeiter mit zentral administrierten All-in-One-Clients. „Man investiert in die Server und hat eine Stelle, an der man administriert und nicht 100 einzelne PCs“, erklärt Lukasser. „Das war für uns eine Effizienzentscheidung.“
Diese Architektur machte Homeoffice früh möglich, vereinfachte die Wartung und sorgte für Stabilität bei datenbankintensiven Anwendungen. Für die Telefonie bedeutete sie allerdings eine Herausforderung: Ein klassisches Tischtelefon passt nicht in dieses Konzept. Ein Softphone musste her. „Damals war die Challenge, ein Softphone zu finden, das performant in unserer Terminalserver-Umgebung läuft.“
Warum XPhone Connect
Anforderungen der Logistik- und Transportbranche
Lösung mit Softphone in der Terminalserver-Umgebung
- Mehr internationale Kommunikation
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Höheres Telefonvolumen
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Hybride Arbeitsmodelle
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Digitalisierte Prozesse
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Erwartung an sofortige Reaktion
- Erhöhte Erreichbarkeit
- ERP-Integration bei eingehenden Anrufen
- Transparente Team-Verfügbarkeit
- Mobile Erweiterung
- Zentrale Administration
- Reduzierte Hardware
Als C4B 2016 die Entwicklung des XPhone Softphones ankündigte, reagierte Tirolia sofort. „Wir sind in der Alpha-Phase eingestiegen und natürlich hat da nicht alles funktioniert. Aber wir wollten es unbedingt. Heute ist das Softphone nicht mehr wegzudenken, weil wir damit extrem flexibel sind.“ Inzwischen läuft die Telefonsteuerung vollständig über das Softphone.
Die Telefonanlage übernimmt bei Tirolia nur noch eine Gateway-Funktion. „ Der nächste Schritt wird für uns die direkte Anbindung des XPhone Call Controllers (XCC) an die Provider-Infrastruktur sein.“ Damit würde XPhone nach wie vor auf dem eigenen Server laufen und käme dennoch ganz ohne Telefonanlage aus. „Weniger Hardware am Arbeitsplatz spart Kosten und Wartung – und macht unsere Arbeit somit wieder ein Stück effizienter.“
„Wir schaffen mit XPhone eine Erreichbarkeitsquote von 95 %. Das ist in unserer Branche ein klarer Wettbewerbsvorteil.“
Erreichbarkeit in der Spedition: Warum 95 % den Unterschied machen
Die Mitarbeiter von Tirolia führen täglich mehrere tausend Telefonate. In einer Branche, in der Aufträge oft kurzfristig vergeben werden und Probleme sofort gelöst werden müssen, ist das Telefon das zentrale Werkzeug. „Wenn ein Geschäftspartner von uns etwas braucht und ich bin nicht erreichbar, dann ist er frustriert. Wir sind Dienstleister. Und Erreichbarkeit ist das höchste Gut, das wir haben.“
Viele Unternehmen sprechen von Service. Tirolia misst ihn.
„Wir schaffen mit XPhone eine Erreichbarkeitsquote von 95 %. Das ist in unserer Branche ein klarer Wettbewerbsvorteil.“ Lukasser kennt die Branche und weiß, wie schnell Anfragen zur Konkurrenz wandern, wenn niemand den Hörer abnimmt. Während in vielen Transportunternehmen Anrufe ins Leere laufen oder blind weiterverbunden werden, setzt Tirolia auf das XPhone-Feature Team-Panel. Die Mitarbeiter sehen in Echtzeit:
- ob ein zuständiger Disponent gerade telefoniert,
- welcher Kollege frei ist
- und wer für wie lange im Termin oder unterwegs ist.
„Wir erreichen damit ein Servicelevel, das als Dienstleister extrem wichtig ist und durch das wir anderen einen Schritt voraus sind“, sagt Lukasser.
Anruf-Dashboard mit ERP-Integration
Direkt-Links in Applikationen
Für Lukasser selbst ist das Anruf-Dashboard eines der zentralen Werkzeuge. Und er nutzt es täglich. Sobald ein Anruf entgegengenommen wird, öffnet sich das Dashboard von XPhone Connect. Firmenname, Ansprechpartner, relevante ERP-Daten – alles ist sofort ab Gesprächsbeginn sichtbar. „Ruft ein Kunde an und sagt, er hat eine Ladung, dann springe ich mit einem Klick vom Anruf-Dashboard in die richtige Applikation und habe den entsprechenden Eintrag geöffnet“, erklärt Lukasser.
Schnittstelle ins Operative
Die ERP- und CRM-Integration erfolgt über Standard-Konnektoren wie ODBC oder CSV. Das Dashboard lässt sich per Drag-and-drop konfigurieren. Für Spezialfälle stehen HTML-Anpassungen und Support zur Verfügung. Das Ergebnis: Telefonie wird zur direkten Schnittstelle ins operative Geschäft.
Wie die Tirolia Spedition das XPhone Dashboard einsetzt
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Homeoffice oder Freiluftbüro: Flexibilität mit dem Terminalserver
Video: So funktioniert XPhone in der Terminalserver-Umgebung
Die technische Infrastruktur mit dem Terminalserver zeigt ihre Stärke besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen. Bereits früh wurden hybride Modelle bei der Tirolia etabliert. Rund ein Viertel des Teams arbeitet teilweise im Homeoffice. Ein sichtbares Zeichen der offenen Denkweise des Unternehmens ist das Freiluftbüro.
„Die Idee entstand, weil im Großraumbüro immer wieder der Wunsch da war, die Fenster aufzumachen. Aber wir sind hier mitten auf dem Land und wenn ich die Fenster aufmache, habe ich 27 Leute mit Heuschnupfen und 5.000 Fliegen drin. Dem einen ist es zu kalt, dem anderen zu heiß. Deshalb haben wir einen Platz geschaffen für Leute, die gerne an der frischen Luft arbeiten.“
Die Mitarbeiter bleiben dabei vollständig in die Unternehmenskommunikation eingebunden. Technisch funktioniert das nahtlos:
- Anmeldung am Terminalserver
- XPhone Softphone aktiv
- Headset anschließen
- Voller Zugriff auf E-Mail und Telefonie
Auch unterwegs bleibt die Kommunikationsstruktur erhalten: Der XPhone Client in der Smartphone-App sichert die Erreichbarkeit unter der Bürodurchwahl auch im mobilen Szenario. „Wenn ich auf einer Messe bin, sehen die Kollegen meinen Präsenzstatus, als wäre ich im Büro.“ Für Transportunternehmen mit internationaler Ausrichtung ist diese Mobilität ein entscheidender Faktor.
KI in der Spedition: Technik als Werkzeug, der Mensch als Entscheider
Tirolia experimentierte früh mit digitalen Ansätzen. Bereits 2014 wurde mit dem „Speedplace“ eine Online-Preisabfrage eingeführt, die innerhalb einer Minute vom Angebot zur Auftragserteilung führte. KI-Projekte wurden getestet, auch wenn sie in diesem frühen Stadium nicht besonders erfolgsversprechend waren.
Muss man sich manchmal verrennen, um weiterzukommen? „Ja“, sagt Lukasser. „Wichtig ist nur, dass man merkt, wann eine eingeschlagene Richtung eine Sackgasse ist und sich dann nicht scheut, auszusteigen.“ Er ergänzt: „Es kann aber durchaus passieren, dass man später auf ein gescheitertes Projekt zurückkommt, wenn die Zeit dafür reif ist.“
Dass er nicht müde wird, Neues auszuprobieren, liegt an seiner Überzeugung, dass Technologie ein Mittel ist zur Effizienzsteigerung. „Gleichzeitig ist und bleibt die Spedition ein People Business. Wir sind Dienstleister. Und da ist das Team und der persönliche Kontakt zum Geschäftspartner entscheidend.“
Wenn Prozesse automatisiert werden, entsteht seiner Meinung nach der Raum für eben diese persönliche Kommunikation. „Das Persönliche in Kombination mit unserem Teamwork und modernen Tools macht uns einen Ticken schneller als der Wettbewerb – und das macht uns zur Speedition.“
„Für uns ist der größte Gewinn an XPhone, dass es die verschiedenen Komponenten optimal abdeckt: Softphone, Mobile Client, TeamDesk und Team-Panel. Dieses Paket macht es aus.“
