« Nos utilisateurs considèrent XPhone comme un outil standard de leur poste de travail. Un poste sans XPhone n’est plus accepté. »
La ville fédérale de Bonn incarne le changement, l’innovation et l’efficacité administrative. Il y a déjà plusieurs années, la municipalité a fait le choix des solutions de communication numériques. Aujourd’hui, XPhone Connect constitue un pilier essentiel de son concept de « Modern Workplace ».
Plus de 4 500 postes de travail sont désormais équipés de XPhone. Pour de nombreux employés, le téléphone de bureau classique appartient déjà au passé.
« Nos utilisateurs considèrent XPhone comme un outil standard de leur poste de travail. Un poste sans XPhone n’est plus accepté », déclare Stephan Siebert, responsable de la communication informatique à la
ville
fédérale de Bonn.
Situation initiale
Une diversité d’outils de communication qui nécessitait plus de structure
Lorsque l’administration municipale a commencé, il y a une dizaine d’années, à numériser ses processus de communication, deux priorités s’imposaient : l’efficacité et la protection des données.
Dans des services fortement sollicités par téléphone, comme le service de l’ordre public, il était essentiel de garantir la disponibilité des agents en télétravail – sous leur numéro professionnel officiel, sans jamais révéler leur numéro privé.
« La protection des données joue un rôle extrêmement important chez nous, » explique Stephan Siebert. « Si un employé contacte une administration fédérale depuis un numéro privé, il n’obtiendra tout simplement aucune information. »
Les systèmes téléphoniques existants (Unify OpenScape Voice et OpenScape 4000) devaient être conservés. En parallèle, une solution de communications unifiées moderne devait élargir les fonctionnalités, sans remplacer l’infrastructure en place.
La solution
XPhone, la clé d’un environnement de travail moderne
En 2016, la ville de Bonn a opté pour XPhone Connect. Le choix s’est imposé grâce à son intégration fluide dans l’infrastructure existante et à son modèle de licences flexible. Le déploiement a commencé par quelques postes pilotes au service de l’ordre public – et le potentiel s’est très vite révélé :
- Appels directs par simple clic depuis les applications ou les e-mails
- Gestion autonome des renvois d’appels
- Accès centralisé aux contacts, avec un niveau maximal de protection des données
« Le concept de XPhone Connect nous a immédiatement convaincus : son intégration simple à nos systèmes téléphoniques et son modèle de licences flexible répondaient parfaitement à nos besoins. »
Au fil des années, le nombre d’utilisateurs n’a cessé de croître. Avec la montée du travail hybride, XPhone est devenu un facteur clé pour une communication flexible et indépendante du lieu de travail.
Numéro unique et Softphone : flexibilité, sécurité et pérennité
Aujourd’hui, la ville de Bonn dispose d’un véritable concept de numéro unique. Qu’ils travaillent au bureau, à domicile ou en mobilité, les employés appellent et sont joignables via leur numéro professionnel habituel.
Le softphone de XPhone est l'interface centrale :
- Plus besoin de téléphones physiques
- Numéros et contacts unifiés
- Contrôle total sur la confidentialité et la disponibilité
« Quel que soit l’endroit où l’on travaille, on reste joignable sous son numéro professionnel – et tous les appels sortants affichent ce même numéro. »
Résultats
Efficacité accrue, satisfaction des utilisateurs et réduction du matériel
Les résultats en bref :
- Plus de 4.500 postes de travail équipés de XPhone
- 10.000 téléphones en stock - à l'avenir, seule une fraction d'entre eux sera encore nécessaire
- Réduction considérable des frais administratifs de téléphonie et d'assistance informatique
- Communication plus rapide et plus sûre au sein de l'administration
La ville de Bonn utilise maintenant la flexibilité acquise comme base pour son prochain grand projet : le modèle de poste de travail "Shared Desktop", dans lequel plusieurs collaborateurs se partagent des postes de travail de manière flexible - soutenu par une infrastructure numérique, la mobilité et une communication moderne.
