Les collaborateurs de la KSG Hanovre voient dans le client téléphonique quels collègues se trouvent en réunion via Microsoft Teams, Webex ou Zoom, ou ont activé un renvoi d’appel. Grâce à la synchronisation automatique de XPhone avec le calendrier, le statut de présence est toujours à jour.
Les entreprises immobilières sont confrontées à une série de défis complexes : La pression sur les coûts des nouvelles constructions et des rénovations, les exigences croissantes en matière d'efficacité ainsi que la nécessité de protéger les données sensibles marquent l'agenda. Parallèlement, la numérisation modifie fondamentalement le monde du travail et les modèles de travail hybrides supposent une communication flexible et performante. L'exemple de KSG HannoverGmbH montre comment un système de communication moderne comme XPhone Connect peut jouer un rôle important dans ce contexte.
Avec environ 8.000 logements, KSG Hanovre est le plus grand bailleur dans les villes et communes autour de la capitale du Land de Basse-Saxe. En tant que société de logement communale, KSG a une responsabilité considérable dans la mise à disposition et la gestion de logements abordables. Danilo Kardel, directeur informatique de KSG, connaît l'importance de la communication moderne dans ce contexte. Le défi : mettre en réseau des équipes décentralisées de manière suffisamment efficace pour que les collaborateurs soient joignables afin de garantir la qualité du service. "Notre objectif principal est d'être accessible pour les locataires", explique Kardel. "Nous y parvenons en gérant nos canaux de communication via le logiciel de communication unifiée XPhone Connect". En tant que centrale de communication, XPhone est installé sur plus de 100 postes de travail chez KSG .
« Notre paysage système était déjà défini. La solution UC devait s’y adapter, tout en restant suffisamment flexible pour nous permettre de moderniser sans difficulté par la suite. »
Rendre les présences visibles
Dans la pratique, cela signifie que toutes les activités de communication, de l'appel téléphonique à la réunion d'équipe Microsoft, sont regroupées en un seul endroit et visibles d'un coup d'œil pour les collègues. La pièce maîtresse est la gestion de présence de XPhone : les collaborateurs de KSG Hanovre voient dans le client téléphonique quel collègue est joignable, se trouve en appel d'équipe, Webex ou Zoom ou a activé une déviation d'appel. Grâce à la synchronisation automatique avec le calendrier, le statut de présence est toujours à jour. "C'est d'autant plus important que nous sommes très décentralisés", explique Kardel. Outre le siège social, KSG possède toute une série d'antennes, de bureaux de conciergerie et de rencontres de quartier. De plus, les collaborateurs se trouvent en partie dans des bureaux à domicile.
« Chaque interaction avec un client génère des données. Protéger ces données est pour nous une priorité absolue. »
Intégration flexible dans une infrastructure informatique sécurisée
Pour Danilo Kardel, il était essentiel, lors de l'introduction du logiciel de communication, que celui-ci s'intègre parfaitement dans l'infrastructure informatique existante. Ne serait-ce que pour des raisons de coûts, les installations téléphoniques existantes devaient continuer à être utilisées. De plus, les exigences de sécurité élevées de l'entreprise devaient être satisfaites. "Notre environnement système était tout simplement défini. Le logiciel de CU devait s'appuyer sur cette structure et être suffisamment flexible pour que nous puissions le moderniser sans problème par la suite", explique le directeur informatique.
Relier les applications professionnelles à la téléphonie
Que ce soit pour la communication avec les locataires, les partenaires ou même au sein du groupe de projet lors de nouvelles constructions : La condition préalable à un échange sans faille est un accès rapide aux données de contact, qui sont au mieux liées à la téléphonie. KSG Hanovre a relié son système ECM (Enterprise Content Management) à XPhone. Ainsi, les collaborateurs savent immédiatement quel client appelle et peuvent traiter les demandes plus efficacement. "La connexion au groupware augmente massivement notre efficacité", explique Kardel.
Il a également intégré l'annuaire téléphonique public dans le logiciel. Cela permet de rechercher des numéros directement dans le client téléphonique et d'identifier un grand nombre d'appels entrants. Il est également possible d'intégrer dans XPhone Connect des jeux de données provenant d'Outlook, Microsoft Dynamics, Salesforce ou SAP.
La protection des données en point de mire
Avec la numérisation, les exigences en matière de protection des données augmentent. La gestion des données sensibles des locataires et des contrats exige les normes les plus strictes. Kardel souligne l'importance d'une infrastructure conforme au RGPD et de connexions cryptées afin de sécuriser la communication et de respecter la protection des données. "À chaque contact avec un client, nous générons des données. Les protéger est une priorité absolue pour nous".
Selon lui, l'accès aux informations importantes dans le respect de la protection des données est également très important en mobilité. C'est une thématique que Danilo Kardel souhaite aborder dans un avenir proche. "Nous avons des collègues qui sont partiellement ou en permanence en déplacement à l'extérieur".
Projet d'avenir : équipes mobiles avec softphone
Il s'agit de résoudre l'accès mobile aux données via le softphone dans l'application. Cela signifie que les collaborateurs du service extérieur utilisent l'application XPhone sur leur smartphone. Ils disposent ainsi de toutes les données de contact comme sur le PC, alors que celles-ci restent sur le serveur domestique, conformément à la protection des données. Lorsqu'un collaborateur téléphone via l'application, le numéro de téléphone du bureau s'affiche chez son interlocuteur au lieu du numéro de portable.
Ce concept de numéro unique garantit une joignabilité plus stricte. Tous les appels sortants et entrants sont consignés de manière identique dans le journal, aussi bien sur le bureau que dans l'application. Cela vaut également pour les appels manqués en dehors des heures de travail. Avec sa solution de CU, KSG Hanovre a ainsi créé une plateforme centrale pour accélérer les processus au sein de l'entreprise grâce à une communication en réseau et pour renforcer durablement le service aux locataires.
